Mimecast "550 Rejected by header based Anti-Spoofing policy", "Envelope blocked" e Proofpoint "554 5.7.0 Blocked": soluzioni

Cosa significa

Molte aziende proteggono le proprie caselle con un gateway di sicurezza: un filtro che controlla ogni email prima che raggiunga il server dell'azienda. Mimecast e Proofpoint sono tra i più diffusi. Quando rifiutano la tua email, il messaggio di errore viene dal filtro del destinatario, configurato dal reparto IT del destinatario. I messaggi di solito sono simili a questi:

550 Rejected by header based Anti-Spoofing policy: user@example.com

550 Envelope blocked - User Entry - https://...

554 5.7.0 Blocked - see https://ipcheck.proofpoint.com/?ip=203.0.113.10

Proofpoint può anche restituire un codice 550 5.7.1 con parole come "Reject for policy reason". Barracuda, un altro filtro diffuso, ha i propri codici, trattati in una guida a parte.

Perché succede

Mimecast "Anti-Spoofing policy"

Significa che l'email dice di provenire dal dominio stesso dell'azienda destinataria (o da un dominio che protegge), ma è arrivata dall'esterno. Mimecast lo considera un possibile spoofing. Casi legittimi tipici: un sito, un CRM o uno strumento di fatturazione che invia "a nome" del dominio del cliente, uno scanner ospitato altrove, o un'agenzia esterna che invia newsletter per conto dell'azienda.

Mimecast "Envelope blocked - User Entry"

Qualcuno nell'azienda destinataria, spesso il destinatario stesso, ha bloccato il tuo indirizzo o il tuo dominio, per esempio dal suo riepilogo dello spam. È un blocco personale o dell'amministratore, non un problema di reputazione.

Proofpoint "Blocked - see ipcheck.proofpoint.com"

Proofpoint assegna un punteggio di reputazione basso al tuo indirizzo IP di invio. Succede con IP che hanno inviato spam, sono in blocklist pubbliche, sono nuovi o sono condivisi con cattivi mittenti.

Altri rifiuti per "policy"

L'azienda può rifiutare alcuni tipi di allegati, le email che falliscono DMARC, i domini registrati da poco o alcuni paesi. Solo il reparto IT può dirti quale regola è scattata.

Come verificare

1. Fai un test Delivmail. Dallo stesso server o strumento, invia un'email all'indirizzo unico nella home page (/). Controlla SPF, DKIM e DMARC, l'IP di invio, le blacklist e il punteggio del contenuto. I filtri tengono conto di tutti questi elementi.
2. Controlla le blocklist. Inserisci l'IP di invio e il tuo dominio su /blacklists.
3. Usa lo strumento di Proofpoint. Apri ipcheck.proofpoint.com e inserisci l'IP indicato nel messaggio di errore. Ti dice se l'IP è bloccato e offre un modulo per chiederne la rimozione.
4. Conserva il messaggio di errore completo, con data, ora ed eventuale ID di riferimento. Il reparto IT ne ha bisogno per trovare la tua email nei suoi log.

Come risolvere

1. Correggi prima ciò che dipende da te. Assicurati che SPF, DKIM e DMARC passino e siano allineati con il dominio del tuo From, e risolvi ogni inserimento in blocklist.
2. Per i blocchi IP di Proofpoint, invia il modulo di richiesta su ipcheck.proofpoint.com dopo aver corretto la causa. Con un provider condiviso, invia il messaggio di errore al provider: è lui a gestire l'IP.
3. Per l'anti-spoofing, non inviare a nome del dominio del destinatario dai tuoi sistemi a meno che non l'abbiano configurato loro. Invia dal tuo dominio, oppure chiedi all'azienda di autorizzare il tuo servizio (nel loro SPF e DKIM, e nella loro policy Mimecast).
4. Per i blocchi "User Entry", contatta il destinatario con un altro mezzo (telefono, un altro indirizzo) e chiedigli di togliere il blocco dal suo elenco di mittenti.
5. Contatta il reparto IT. Chiedi al tuo contatto di inoltrare la tua richiesta al suo reparto IT o sicurezza. Sii breve e preciso:
   • il testo completo del messaggio di errore e l'ora in cui si è verificato;
   • il tuo IP di invio e il tuo dominio;
   • una riga che spieghi perché scrivi loro (cliente, fornitore...);
   • la richiesta di autorizzare il tuo dominio o IP, o di dirti quale regola è scattata.

Non cercare mai di aggirare un filtro aziendale cambiando indirizzi o domini: sembra esattamente spam e peggiora la situazione.

Verifica che sia risolto

Invia un nuovo test Delivmail e controlla che l'autenticazione passi e che le blacklist siano pulite. Quando il reparto IT conferma una modifica, o Proofpoint toglie il blocco (spesso entro un giorno o due), invia una breve email al destinatario e chiedigli di confermarti che è arrivata. I filtri aziendali possono anche mettere in quarantena senza generare un rifiuto, quindi una risposta è l'unica vera prova.